Conservación de las Facturas en las operaciones intracomunitarias


¿Debo conservar las facturas de operaciones intracomunitarias?

Los empresarios o profesionales deben conservar de manera ordenada durante el plazo de general de prescripción fiscal, como norma general 4 años, el contenido original de los siguientes documentos:

  1. Facturas recibidas.
  2. Copias o matrices de las facturas expedidas.
  3. Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
  4. Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
  5. Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

Esta obligación de conservación incumbe también a los empresarios o profesionales sujetos a regímenes especiales del IVA. Las obligaciones a las que se refiere el apartado anterior se podrán cumplir materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo, el cual será, en cualquier caso, responsable del cumplimiento de todas las obligaciones reglamentarias. Cuando el tercero no esté establecido en la Unión Europea, salvo que se encuentre establecido en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua en materia fiscal, únicamente cabrá el cumplimiento de esta obligación a través de un tercero previa comunicación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Los obligados a la conservación de las facturas o documentos sustitutivos destinatarios de los ejemplares originales y los expedidores, respecto de las copias o matrices de dichos documentos, podrán determinar el lugar de cumplimiento de la obligación en el territorio español o en el extranjero, con el único requisito de que se ponga en conocimiento de la Administración tributaria a condición de que pongan a disposición del órgano de la Administración tributaria que esté desarrollando una actuación dirigida a la comprobación de su situación tributaria, ante cualquier solicitud de dicho órgano y sin demora injustificada, toda la documentación o información así conservada.

Las facturas pueden conservarse en formato papel o en formato electrónico, se deben conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación, la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada.

Cuando las facturas se reciban en soporte electrónico, acompañadas de una firma electrónica reconocida o de cualquiera otra admitida u homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, el destinatario deberá proceder a la verificación de la firma y disponer del procedimiento de control interno que a su juicio considere apropiado que le permita verificar la validez de los certificados utilizados.

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