Obligación de facturar y factura simplificada

¿Quién tiene la obligación de facturar?

Los empresarios y profesionales deben expedir factura, y conservar copia, por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en su actividad, también cuando están exentas o se acogen a regímenes especiales, salvo las excepciones del artículo 3 del Reglamento de facturación (artículo 2).

Cuándo hay que expedir siempre factura

• Cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, o cuando el destinatario la pide para ejercer un derecho tributario.
• En las entregas intracomunitarias de bienes y en las entregas de bienes que salen de la UE (exportaciones).
• En las ventas a distancia intracomunitarias que tributan en España y en las entregas de bienes que se instalan o montan antes de su puesta a disposición.
• En las entregas de inmuebles.
• Cuando el destinatario es una persona jurídica que no actúa como empresario o una Administración pública.

Anticipos

También hay que facturar los pagos anticipados, salvo en las entregas intracomunitarias exentas, en las que el anticipo no da lugar a factura.

Operaciones que se localizan en otro Estado miembro

Las normas españolas de facturación se aplican también a las operaciones que una empresa española realiza en otro Estado miembro cuando el cliente es el sujeto pasivo (inversión del sujeto pasivo), salvo que sea el cliente quien emita la factura en nombre del proveedor.

La factura simplificada

El Reglamento de facturación (artículo 4) permite sustituir la factura completa por una factura simplificada, con menos datos, en estos casos:

• Cuando el importe no supera 400 €, IVA incluido.
• Cuando se trata de una factura rectificativa.
• Cuando el importe no supera 3.000 €, IVA incluido, en operaciones como: ventas al por menor, ventas o servicios a domicilio del consumidor, transporte de personas y sus equipajes, hostelería y restauración, salas de baile y discotecas, peluquería e institutos de belleza, uso de instalaciones deportivas, revelado de fotografías, aparcamiento, alquiler de películas, tintorería y lavandería, autopistas de peaje y servicios de teléfonos públicos.
• En otros casos que autorice la AEAT por las características del sector.

Cuándo no se puede usar

No cabe factura simplificada, entre otras, en:

• Las entregas intracomunitarias de bienes exentas.
• Las ventas a distancia intracomunitarias y las entregas de bienes con impuestos especiales que se localizan en España.
• Las operaciones realizadas en España por un proveedor no establecido cuando el sujeto pasivo es el cliente y es este quien expide la factura.
• Las operaciones localizadas en otro Estado miembro en las que el cliente es el sujeto pasivo, salvo que sea él quien expida la factura, y las localizadas fuera de la UE.

Si el cliente es empresario

Una factura simplificada solo permite deducir el IVA si incluye el NIF y el domicilio del cliente y la cuota repercutida por separado. Por eso, cuando el cliente es una empresa, conviene expedir factura completa.