Censo VIES: alta en el ROI, NIF-IVA y baja

¿Qué es el censo VIES?

VIES (VAT Information Exchange System) es el sistema europeo de intercambio de información sobre el IVA. Conecta los registros de operadores intracomunitarios de todos los Estados miembros y permite comprobar si un número de IVA es válido.

En España, «estar en el censo VIES» significa estar inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), que forma parte del censo de empresarios, profesionales y retenedores de la AEAT. Al inscribirse, la AEAT asigna el NIF-IVA y lo comunica al sistema VIES.

Quién debe estar inscrito

El artículo 3.3 del RGAT incluye en el ROI a:

• Los empresarios o profesionales que vayan a realizar entregas o adquisiciones intracomunitarias de bienes.
• Los empresarios acogidos al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, los que solo realizan operaciones sin derecho a deducción y las personas jurídicas que no actúan como empresarios, cuando vayan a realizar adquisiciones intracomunitarias sujetas al IVA.
• Los empresarios o profesionales que reciban servicios de empresarios no establecidos en España por los que sean sujetos pasivos (inversión del sujeto pasivo).
• Los empresarios o profesionales que presten servicios que se localizan en otro Estado miembro y por los que el destinatario sea el sujeto pasivo.

Cómo darse de alta

Con el modelo 036 (casillas 582 y 584), antes de la primera operación intracomunitaria. Ver cómo obtener el NIF-IVA.

NIF-IVA: cómo se forma y cómo comprobarlo

El NIF-IVA español es el NIF precedido del código de país ES (norma ISO 3166 alfa-2). En cada Estado miembro el número tiene su propio formato, siempre con el prefijo del país; Grecia usa EL e Irlanda del Norte, XI.

Cómo comprobar un NIF-IVA

• En el sistema VIES de la Comisión Europea, de acceso público.
• En la sede electrónica de la AEAT, en el servicio de consulta de NIF-IVA (VIES), con certificado electrónico.

Si en la consulta te identificas con tu propio NIF-IVA, la respuesta incluye un número de consulta que sirve como prueba de que comprobaste el número del cliente en esa fecha. Conviene guardarla.

Por qué hay que comprobarlo

Una entrega intracomunitaria solo está exenta de IVA si el adquirente tiene un NIF-IVA válido atribuido por otro Estado miembro y lo ha comunicado al vendedor, y si el vendedor la incluye en el modelo 349. Si el NIF-IVA no es válido, la operación debe facturarse con IVA español.

Baja en el Registro de Operadores Intracomunitarios

Baja a petición del interesado

Quien deja de realizar las operaciones que obligan a estar en el ROI puede pedir la baja en cualquier momento con el modelo 036, indicando la fecha de efectos.

Baja de oficio

El artículo 146 del RGAT permite a la AEAT dar de baja de oficio a un operador en el ROI, entre otros casos:

• Cuando se comprueba que no existe la actividad declarada, que no se desarrolla en el domicilio comunicado o que en el domicilio fiscal no se lleva la gestión y dirección del negocio.
• Cuando el obligado resulta desconocido en las notificaciones.
• Cuando se constata su posible intervención en operaciones de las que se pueda deducir que ha obtenido indebidamente beneficios fiscales o ha incumplido otras obligaciones tributarias.
• Como consecuencia de la baja en el censo de empresarios, profesionales y retenedores, o en el índice de entidades, en los supuestos previstos en ese artículo.

Consecuencias

Tras la baja, el NIF-IVA deja de figurar como válido en VIES. Los clientes de otros Estados miembros no podrán aplicar la exención en las entregas que le hagan, y las ventas a operadores de otros Estados miembros dejarán de poder facturarse sin IVA.